Nhân viên văn phòng là gì? Đây là công việc phổ biến nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về ý nghĩa cũng như tính chất của nó. Trong bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tất tần tật những thông tin mô tả về công việc của một nhân viên văn phòng. Từ đó, giúp bạn hình dung rõ hơn đặc thù của công việc này như thế nào nhé!
Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng được coi là “bảo mẫu” của công ty. Nhân viên văn phòng là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào.
Vậy nhân viên văn phòng làm gì? Nhân viên văn phòng làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cũng như trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu.
Các công việc của nhân viên văn phòng phổ biến hiện nay
Lễ tân văn phòng
- Trả lời điện thoại từ khách hàng
- Đón khách thay ban giám đốc
- Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng
- Hỗ trợ các cuộc họp của công ty
- Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của công ty (nếu có)
Công tác văn thư là công việc của nhân viên văn phòng
- Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng.
- Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài
- Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.
- Chấm công cho nhân viên công ty ( xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép).
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp
- Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên
- Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiếtQuản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
- Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua khi cần thiết.
- Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên.
- Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty
Công việc của nhân viên văn phòng là hỗ trợ dự án
- Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý
- Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo
- Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty
Học gì để làm nhân viên văn phòng?
Học gì để làm nhân viên văn phòng là thắc mắc của nhiều người. Bởi công việc văn phòng rất đa dạng và có nhiều ngành học liên quan đều có thể đảm trách. Dưới đây là một số ngành học phổ biến cho bạn tham khảo.
Quản trị văn phòng
Theo bảng xếp hạng U.S. News Rankings (Mỹ) của tổ chức, Quản trị văn phòng đứng trong top 100 vị trí tốt nhất. Quản lý văn phòng là một ngành học liên quan đến thực hiện giám sát và đánh giá. Họ đảm bảo rằng quá trình làm việc của văn phòng tổ chức luôn hiệu quả.
Ngành học này đào tạo những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, quản trị văn thư, hành chính văn phòng tại các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp…
Quản trị nhân lực
Quản trị nhân sự là chuyên ngành trau dồi kiến thức và kỹ năng cơ bản về quản lý nhân sự thông qua thực hành. Vì con người là nòng cốt trong sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Chuyên ngành quản lý nhân sự còn giúp sinh viên có thêm kỹ năng quản lý điều hành và quản trị, đồng thời biết cách đánh giá và đào tạo nhân sự.
Cùng với những kiến thức chuyên môn vững chắc, hiện đại, người học còn có khả năng thích ứng trong môi trường kinh doanh quốc tế, dưới điều kiện làm việc áp lực cao, năng động và sáng tạo, quan hệ giao tiếp tốt, có khả năng tự lập.
Kế toán
Như đã nói phía trên, kế toán là vị trí công việc cần chuyên môn. Ngành học cung cấp nhân lực cho vị trí này chính là Kế toán – kiếm toán. Nếu theo học hệ đại học, thời gian đào tạo sẽ là 4 năm và sẽ ít hơn nếu học hệ cao đẳng. Trong thời gian đó, để trở thành nhân viên kế toán, bạn sẽ được học các kiến thức từ cơ bản đến chuyên sâu. Ví dụ như kiến thức về thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua các nghiệp vụ kế toán: tính toán chi phí, lập dự toán, phân bổ ngân sách, quản lý doanh thu theo kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, v.vv..
Ngoài kiến thức cơ bản, nói chung, sinh viên kế toán còn sở hữu các kỹ năng khác, chẳng hạn như kỹ năng giao tiếp và kỹ năng lập kế hoạch.
Quản trị kinh doanh
Vị trí quản trị kinh doanh thường được ví von như những tổng quản của doanh nghiệp. Bởi vì họ có khả năng bao quát tốt và vốn kiến thức rộng. Bởi vì nhờ chương trình đào tạo ngoài kiến thức quản trị nền tảng còn trang bị cho sinh viên kiến thức chuyên sâu về điều hành, quản trị marketing, quản trị nhân sự, quản trị tài chính, v.vv.. Nhờ vậy, lợi thế nổi bật của sinh viên QTKD khi ra trường là có thể linh hoạt đảm nhiệm các vị trí khác nhau. Từ quản trị nhân sự, quản lý tài chính, logictics, đến chăm sóc khách hàng, truyền thông, marketing và tất nhiên, cũng có thể tự khởi nghiệp!
Bài viết khác cùng mục: