Công việc lễ tân văn phòng thuộc bộ phận hành chính của một doanh nghiệp. Vị trí này cũng có vai trò quan trọng được xem như là điểm kết nối liên lạc của cả công ty. Đảm bảo các hoạt động hỗ trợ được đầy đủ, giúp các phòng ban nhanh chóng nhất được đáp ứng các nhu cầu phục vụ công việc.
Lễ tân văn phòng là gì? Vai trò của lễ tân văn phòng
Lễ tân văn phòng là người trực tiếp thực hiện các công việc hành chính như trả lời điện thoại, tiếp đón khách hàng, giao nhận thư từ, cung cấp thông tin cho đối tác hoặc các phòng ban trong công ty. Vị trí làm việc của lễ tân văn phòng đa phần được sắp xếp tại khu vực sảnh chờ, quầy lễ tân ngay mặt tiền của doanh nghiệp.
Có thể nói, lễ tân văn phòng có vai trò rất quan trọng trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Đại diện cho hình ảnh của công ty: Là người đầu tiên gặp gỡ khách hàng nên mỗi cử chỉ, hành động của nhân viên lễ tân văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến cái nhìn của khách hàng về doanh nghiệp.
- Phản ảnh sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Tác phong của lễ tân văn phòng trực tiếp phản ánh cách làm việc của công ty. Theo đó, nhân sự lễ tân văn phòng càng thân thiện, chỉn chu, cư xử chuẩn mực, khách hàng càng đánh giá cao sự chuyên nghiệp của công ty.
- Cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp: Lễ tân văn phòng tiếp khách, trực điện thoại, nhận thư từ, tài liệu, truyền tải thông tin kịp thời từ cấp trên đến khách hàng và ngược lại. Do đó, bộ phận này là mắt xích không thể thiếu trong công ty.
Mô tả công việc của nhân viên lễ tân
Hiện nay có rất nhiều vị trí lễ tân tuỳ vào đặc thù ngành nghề. Mỗi công ty lại có những yêu cầu cụ thể khác nhau đối với vị trí này. Tuy nhiên các công việc của lễ tân thường thấy như sau:
- Tiếp đón khách hàng, hỗ trợ khách làm thủ tục check in – check out
- Hướng dẫn, chỉ dẫn cho khách hàng nơi họ cần đến (văn phòng, số phòng, vị trí thang máy, v.vv..)
- Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến, gọi đi qua hotline của công ty
- Giải đáp thắc mắc của khách hàng, đối tác trực tiếp hoặc thông qua các công cụ như email, skype, zalo, v.vv..
- Lưu trữ thông tin khách hàng, đối tác như thông tin cá nhân, thời gian đến/ đi
- Đảm bảo an ninh văn phòng thông qua quy trình check in/ check out
- Đặt đồ dùng văn phòng phẩm và kiểm tra đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty
- Giữ gìn sạch sẽ khu vực lễ tân, tiền sảnh
- Phối hợp với các bộ phận khác, xử lý các công việc chung theo yêu cầu của cấp trên khi cần
Các kỹ năng cơ bản của vị trí lễ tân văn phòng
Lễ tân văn phòng là vị trí quan trọng trong bất kỳ công ty nào. Lễ tân là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, đối tác khi họ đến công ty. Do đó, họ cần có những kỹ năng cơ bản sau để đáp ứng tốt yêu cầu công việc:
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quan trọng nhất đối với lễ tân văn phòng. Lễ tân cần có khả năng giao tiếp tốt, thể hiện được sự tự tin, lịch sự, chuyên nghiệp. Lễ tân cần có khả năng giao tiếp bằng tiếng Việt và tiếng Anh thành thạo.
Thành thạo nghiệp vụ lễ tân văn phòng
Nghiệp vụ lễ tân văn phòng bao gồm các kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc của lễ tân văn phòng. Bao gồm việc quản lý các nhiệm vụ hàng ngày như tiếp đón khách, điều hướng cuộc gọi, quản lý lịch hẹn và hỗ trợ tổ chức các sự kiện văn phòng.
Chỉn chu về hình thức và ngoại hình
Hình thức và ngoại hình là yếu tố quan trọng giúp lễ tân văn phòng tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác. Chính vì thế, lễ tân cần ăn mặc gọn gàng, lịch sự, phù hợp với môi trường làm việc.
Kỹ năng xử lý tình huống
Trong quá trình làm việc, lễ tân văn phòng có thể gặp phải các tình huống phát sinh. Do đó, lễ tân văn phòng nên trang bị cho bản thân khả năng đối phó linh hoạt và hiệu quả với các tình huống bất ngờ hoặc khó khăn, giữ bình tĩnh dưới áp lực.
Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp cho lễ tân văn phòng có thể thuận lợi trong việc hợp tác và làm việc hiệu quả với các thành viên khác trong công ty để đảm bảo hoạt động vận hành trơn tru.
Kỹ năng tin học văn phòng
hành thạo các phần mềm như Microsoft Office và các hệ thống quản lý cơ bản khác, cũng như kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng như máy fax, máy in,.. là một trong những yêu cầu quan trọng cần có của một nhân viên lễ tân văn phòng.
Trình độ ngoại ngữ
Đối với những công ty quốc tế hoặc có nhiều giao dịch với đối tác nước ngoài thì trình độ ngoại ngữ là một lợi thế giúp bạn hoàn thành tốt nhất các công việc. Việc phát triển các kỹ năng mềm sẽ giúp lễ tân văn phòng nâng cao hiệu quả công việc và phát triển nghề nghiệp tốt hơn.
Bài viết khác cùng mục: